Pour plus de transparence et une meilleure information des propriétaires, la dématérialisation des documents et des démarches devient progressivement la norme dans le secteur de l’immobilier. Un nouveau pas vient d’être franchi pour les copropriétés.

Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 impose une liste minimale de documents dématérialisés concernant la copropriété qui doivent être rendus accessibles sur un espace sécurisé en ligne à chaque copropriétaire et aux membres du conseil syndical.

Cette liste comprend tous les documents suivants en cours de validité :

• Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les éventuels actes modificatifs
• La dernière fiche synthétique de la copropriété établie par le syndic
• Le carnet d'entretien de l'immeuble
• Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble
• Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires
• L'ensemble des contrats et marchés signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires
• Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs ;
• Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales etles devis de travaux approuvés lors de ces assemblées
• Le contrat de syndic

À noter que, concernant les diagnostics techniques relatifs aux parties communes, il faudra donc y trouver, le cas échéant :

• Le Dossier technique amiante pour les immeubles dont le permis de construire est antérieur au 1^er juillet 1997
• Le Constat de risque d’exposition au plomb des parties communes (CREP) si l’immeuble date d’avant 1949

Le syndic devra aussi mettre à la seule disposition de chaque copropriétaire son compte individuel, le montant de ses charges courantes du budget prévisionnel et hors budget, le montant de sa part du Fonds travaux et ses avis d’appel de fonds des trois dernières années.

Enfin, le conseil syndical aura accès aux informations financières et budgétaires de la copropriété (relevés bancaires, balances générales des comptes, etc.), à la liste de tous les copropriétaires et aux assignations en justice.

Les syndics de copropriété ont jusqu’au 1^er juillet 2020 pour mettre en place un accès sécurisé à l’ensemble de ces données.